Nos conseils et astuces

Les vacances sont bientôt terminées et la rentrée approche…De ce fait, que vous soyez en poste ou à la recherche d’emploi, lesassistantes.fr vous donne quelques conseils / astuces et quelques outils pour vous simplifier la vie au travail d’assistante, mais aussi à être plus efficace.

Analysez votre rythme de travail : 

Au début essayer d’estimer les temps que vous accordez à vos tâches quotidiennes. De lors, donc vous feriez face à des interruptions ou à des urgences, vous aurez conscience du temps que vous prenez pour réaliser vos tâches. Pour ce faire donner vous une deadline pour accomplir votre mission, et vous pourriez donc mieux organiser votre journée et être plus efficace.

Un plan de travail quotidien : 

Un plan de travail journalier vous fera gagner en efficacité. À votre choix, chaque jour ou une fois par semaine, vous devrez lister et prioriser vos tâches, distinguer donc les tâches les plus urgentes et les moins importantes, et donc de prioriser vos missions.  Faut savoir, que l’organisation, dans tous les domaines est un allié pour réussir dans votre métier et pour ne pas se retrouver débordé par le travail.

Vos notes doivent être efficaces : 

Pour toute assistante, vous le savez, on prend tout le temps des notes. Mais est-ce que vous le faites de la bonne manière ? L’essentiel dans une prise de note est : 

• Le nom de la personne 
• Un téléphone ou une adresse mail pour la joindre
• Le motif de l’appel (la demande)
• Des détails à communiquer aux supérieurs
• Ses détails ou la date qu’elle envisage 

Décider un jour pour réaliser certaines tâches : 

Une certaine routine est essentielle dans le travail d’assistante, donc, effectuez certaines de vos tâches les mêmes jours. Ce conseil qui vous permettra de ne pas oublier certaines tâches et surtout de gagner du temps.

Différencier vos dossiers par des couleurs : 

Pour différencier vos dossiers et pour se retrouver même avec beaucoup de documents, une astuce c’est d’attribuer des couleurs, par exemple : 

• Rouge pour les urgences
• Vert pour les moins importants 
• Jaune pour les collaborateurs
• Bleu pour votre patron `

Et maintenant, la rédaction de Lesassistantes.fr, vous a préparé une petite sélection d’outils qui vont permettre de faciliter le quotidien des assistantes. 

Trello : 

Trello c’est un outil de travail collaboratif. Dans une seule page, tous vos sujets sont affichés sur un tableau.

Vous êtes libre de créer vos tableaux pour vos dossiers. De plus l’outil est gratuit si on ne dépasse pas les 10 tableaux.

Trello, donc, est un outil très pratique pour votre travail d’assistante.

Canva : 

Canva est un outil qui permet de créer des présentations professionnelles. L’outil présente différents modèles, mais vous pouvez aussi importer vos visuels. 

En tant qu’assistante, un outil comme Canva, vous permettra de vous démarquer par la propreté de votre présentation ou à la réalisation de documents d’entreprise.

Doodle : 

Doodle est une application qui vous permet de planifier un événement, d’inviter les participants, et qui va permettre de gérer en un clin d’œil les présents et les absents.

Doodle vous permet d’organiser une réunion en quelques clics.

L’application est gratuite, vous avez juste à vous créer un compte.

Voici donc quelques info pratiques de Lesassistantes.fr, n’hésitez pas à visiter notre site régulièrement, pour découvrir toutes les news pour les assistantes.