Appelé secrétaire ou assistant(e) de direction, c’est le bras droit d’un cadre supérieur, ou d’un chef d’entreprise. En général, et bien qu’il existe quelques hommes dans le métier, il est surtout sollicité par la gent féminine. C’est un personnage essentiel dans la vie de la société, car il aide le dirigeant  dans la gestion et l’organisation administrative de sa société ou de son service.

Le métier d’assistante de direction concerne bien plus que du simple secrétariat. En effet, elle a pour rôle d’aider son supérieur dans la gestion de son emploi du temps, son organisation et son personnel. Ainsi, elle peut parfois gérer les rendez-vous, organiser des séminaires ou des conférences. Ce métier vous intéresse ? Suivez nos conseils pour devenir une assistante de direction au top.

Quelles sont les principales fonctions d’une assistante de direction ?

Avant d’entrer dans le vif du sujet, il est important de connaitre quelles sont les véritables fonctions d’une assistante de direction.

Concrètement, l’assistante de direction est également appelée secrétaire de direction ou assistante de manager est un pilier important dans la direction d’une entreprise. Toutefois, le métier de  secrétaire de direction est un poste facile à pourvoir si vous y mettez de la détermination.

En général, ses principales missions sont :

–        filtrer des appels téléphoniques,

–        accueillir et guider les clients et les prestataires,

–        gérer des agendas,

–        organiser des déplacements,

–        gérer les courriers et e-mails, le suivi des dossiers, les archives…

–        organiser des rendez-vous et des réunions

–        rédiger des comptes-rendus de réunions

–        gérer le planning du directeur et des équipes

–        participer à la communication interne et externe

–        support à la comptabilité.

Quelles sont les compétences requises pour devenir une assistante de direction ?

Vu ses fonctions dans l’entreprise, une assistante de direction doit avoir plusieurs cartes en main :

Elle doit avoir la maîtrise parfaite des outils bureautiques, en plus des techniques de secrétariat. D’ailleurs, elle est normalement dotée de capacités rédactionnelles et relationnelles.

Elle doit aussi avoir une bonne culture générale. Elle doit aussi maîtriser plusieurs langues, notamment l’anglais, surtout si l’entreprise pour laquelle elle travaille est en collaboration avec des partenaires étrangers.

Elle doit avoir un grand sens de l’organisation, car elle aide des cadres ou des dirigeants dans leur gestion de leurs services. Ainsi elle permet d’optimiser la productivité de la société : gestion de l’emploi du temps, organisation de déplacements (réservation des billets d’avion, réservation de la chambre d’hôtel, etc), préparation des séminaires ou des conférences, accueil des clients ou des partenaires de l’entreprise… Il arrive même qu’elle coordonne toute une équipe.

Elle se doit d’être discrète et être capable de transmettre certaines  informations internes et externes, souvent confidentielles. De même, elle est à la charge du suivi complet de plusieurs dossiers comme les contrats avec les collaborateurs, les contrats de maintenance, ou encore la gestion administrative du personnel.

Elle doit également pouvoir anticiper les besoins de ses collaborateurs afin d’optimiser leurs performances.

Quelle formation est nécessaire pour devenir assistante de direction ?

Pour exercer le métier d’assistante de direction, il existe différentes formations tournées vers l’administratif possible :

–        le Bac Pro en gestion et administration.

–        le Bac technologique en Sciences technologies du management et de la gestion.

–        le BTS Gestion de la PME.

–        le DUT Gestion administrative et commerciale.

Il faut aussi savoir qu’il existe beaucoup de centres de formation qui proposent de se former au métier d’assistant de direction. Pour avoir un plus d’informations sur le sujet, vous pouvez visiter un blog généraliste. Dans ce type de blog, il est facile de recouper tous les renseignements nécessaires pour devenir une assistante de direction compétente.