Les CRM se sont multipliées depuis quelques années, et se déclinent dans un large éventail de tarifs et de fonctionnalités. Adressées aux entreprises de différentes envergures, ces solutions informatiques permettent de mieux gérer la relation client et de mieux coordonner le pipeline commercial aux fins d’optimisation des performances de vente. Le choix du CRM le mieux adapté aux besoins d’entreprise n’est cependant pas toujours évident, et l’adoption d’une solution inadéquate peut engendrer des couts financiers non négligeables. Nous vous apportons quelques conseils utiles pour bien choisir votre CRM pas cher.

Qu’est-ce qu’une CRM ?

Un CRM (Customer Relationship Management) est une solution de gestion de relation client. Elle permet une meilleure organisation des communications, des opérations internes, d’analyse des données et d’exécution des contrats. Même une CRM pas cher offre en ce sens une vue d’ensemble de toutes les informations B2C ou B2B, améliorant ainsi la productivité interne et la performance de vente de l’entreprise. Le CRM permet en outre d’organiser, d’automatiser ou de planifier les tâches commerciales et non commerciales, comme le mailing, les rappels, les rapports, les prises de rendez-vous ou encore les compagnes publicitaires.

Définir les besoins à court, moyen et long terme

Le marché propose une large variété de solutions CRM pas cher, dans une déclinaison de fonctionnalités et de capacité de prise en charge. Certains CRM peuvent en effet limiter la base de données de partenaires, qu’il s’agisse de clients ou de fournisseurs. L’identification des besoins de l’entreprise est de ce fait essentielle pour orienter le choix d’un CRM. Il est conseillé de fixer les besoins à court, à moyen et à long terme dans la perspective d’une évolution de l’entreprise.

Les besoins en fonctionnalités

Les fonctionnalités des CRM sont très variables d’une solution à une autre et constituent des critères de choix primordiaux. Un CRM pas cher avec des fonctionnalités bien pensées peut en effet s’avérer plus efficace qu’une solution dont certaines fonctionnalités ne seront pas utilisées. La gestion des coordonnées clients et prospects, les communications internes et externes, la gestion des devis et commandes et l’analyse des performances de vente figurent parmi les fonctionnalités incontournables en ce sens. D’autres options, comme l’intégration SEM, l’intégration de la messagerie et l’accès à distance constituent quant à eux, un plus.

L’envergure du portefeuille client

Les besoins d’une ETI ou d’une grande entreprise en matière de CRM ne seront pas les mêmes que ceux d’une startup ou d’une TMPE. La gestion des workflows, du pipeline de vente et des attributions des collaborateurs varie en effet selon l’envergure d’une entreprise. La bande passante et le stockage à louée à la base de données devraient également être proportionnels à la taille de l’entreprise et à son portefeuille de clients.

Ergonomie et prise en main

Il est essentiel de garder en tête qu’une solution CRM sera utilisée par plusieurs collaborateurs au sein de l’entreprise. Lorsqu’on choisit une solution CRM pour son entreprise, il faut veiller à ce que le logiciel soit facile à prendre en main pour tous les acteurs. Le mapping, l’ergonomie de l’interface, l’accessibilité des menus et la facilité d’utilisation des fonctionnalités entrent en jeu dans ce sens.

Logiciel SaaS/PaaS ou internalisé ?

Les solutions CRM du marché se déclinent dans deux catégories distinctes : les solutions SaaS/PaaS (Software as a Service ou Platform as a Service) installées sur serveur Cloud et les logiciels à installer sur un serveur local.

Les logiciels SaaS et PaaS

Les logiciels SaaS et PaaS sont des solutions installés sur des services distants ou des plateformes dédiées, et ne requièrent aucune installation ni maintenance locales. Les CRM SaaS et PaaS sont souvent proposés en abonnement mensuel ou annuel. L’avantage de ce type de solution réside dans le fait qu’il ne nécessite aucun frais de maintenance intervention technique. L’accès à distance est également plus facile sur les CRM PaaS et SaaS.

Les logiciels internalisés

Les entreprises peuvent aussi opter pour des logiciels CRM à installer sur leurs serveurs locaux. Ce type de solution est proposé avec des licences d’utilisation, renouvelable sur une période donnée. Les CRM en local sont privilégiés quand on souhaite mettre l’accent sur la sécurité des données, surtout dans les grandes entreprises. Les fonctionnalités et la sécurité s’effectuent à travers des mises à jour et des correctifs sur ce type de logiciel.

Les frais et tarifications

Il est également essentiel de faire un tour d’horizon des frais et tarifications quand on souhaite recourir à un CRM pas cher. En effet, les dépenses ne se limitent pas à l’acquisition de la licence ou à l’abonnement. Si certaines solutions proposent des formules clés en main, d’autres factureront des frais supplémentaires sur l’ajout d’un utilisateur supplémentaire, l’accès à certaines fonctionnalités, l’hébergement, l’obtention d’une IP dédiée ou encore l’assistance technique pour le cas des CRM PaaS et SaaS. De leur côté, les logiciels internalisés impliqueront un déploiement et une maintenance pouvant nécessiter l’intervention d’une équipe informatique qualifiée à défaut d’en avoir un au sein de l’entreprise.

La compatibilité smartphone

La compatibilité avec les mobiles constitue un critère non négligeable dans le choix d’un CRM pas cher. Cela garantit en effet la facilité d’accès à distance, aussi bien pour les responsables qui souhaitent faire un suivi des opérations commerciales que pour les agents commerciaux sur le terrain. Une fonction qui peut accroitre considérablement les performances de vente de l’entreprise, à travers une meilleure coordination de son équipe.

Accéder à des informations essentielles lors d’une mission de prospection, suivre en temps réel les missions et déplacements, planifier ou lancer une campagne publicitaire, réorganiser son équipe selon de nouvelles priorités, autant d’actions reposent sur l’accès à distance du CRM. Certaines solutions proposent d’ailleurs des applications dédiées, pouvant être installées sur Android et iOS. Il est également conseillé de vérifier l’ergonomie et la facilité de prise en main de ces applications.

Dresser un cahier de charge, comparer et essayer

Un cahier de charge récapitule les besoins de l’entreprise et facilite le choix du meilleur CRM pas cher. Utilisé comme feuille de route, le cahier de charge oriente le responsable en charge, et permet de présélectionner les solutions pouvant répondre aux besoins de l’entreprise. Il est de ce fait conseillé de réunir les décideurs et de comparer les solutions présélectionnées afin d’en dégager la meilleure solution. Les périodes d’essai permettent en outre de déterminer si le CRM choisi correspond réellement aux attentes de l’entreprise.